Dokumentera rutiner: Processer och rutiner
Boka ett samtal Om Process- och rutinbeskrivningar Organisationer fungerar genom ett antal verksamhetsprocesser där varje process består av en mängd rutiner. De kan ha växt fram spontant och stegvis eller designats som helhet efter en noggrann analys. Oavsett hur de har skapats i din verksamhet, finns det mycket att vinna på att dokumentera processerna såväl som rutinerna. För det första skingrar det oklarheter och tvetydigheter kring hur jobbet ska göras och i vilken ordning, vilket ökar både effektivitet och kvalitet. För det andra underlättar det introduktionen av nyanställda — de kommer snabbare upp i full produktivitet och risken för dyrbara misstag minskar. För det tredje ger dokumentationen dig ett nuläge kring hur verksamheten bedrivs och fungerar vilket är ovärderligt inför en utveckling och effektivisering av processerna. Dokumentera har genomfört flera uppdrag som rör dokumentation av verksamhetsprocesser. Ofta är uppdragen avgränsade till en viss del av verksamheten som uppdragsgivaren ser störst behov av att skapa ordning i, exempelvis utveckling av produktionsprocessen eller försäljningsprocessen.
Process- och rutinbeskrivningar
Publikationer Processer och rutiner Processerna och rutinerna är en viktig del av ledningssystemet för att kunna säkra verksamhetens kvalitet. De definierar aktiviteter och tillvägagångssätt i verksamheten. Ledningssystemet måste omfatta verksamhetens alla delar och den som bedriver verksamheten ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Ledningssystemet anpassas till verksamhetens inriktning och omfattning. Det består av de processer och rutiner som behövs i verksamheten för att säkra verksamhetens kvalitet. En process är en serie aktiviteter En process är en serie aktiviteter som främjar ett bestämt ändamål eller ett avsett resultat. För att ta fram och beskriva processer: Fastställ vilka processer som är nödvändiga för att uppfylla verksamhetens krav och mål enligt lagar och föreskrifter. Identifiera vilka aktiviteter som ingår i processerna och besluta deras inbördes ordning.
Rutiner och instruktioner
Boka ett samtal Om Dokumentationsprocesser Dokumentationsprocess kan låta krångligt och omständligt men är i själva verket något självklart och naturligt. Enkelt uttryckt består en dokumentationsprocess av ett antal rutiner för att producera och godkänna dokument i din organisation eller i ett projekt. Med en fastställd och väl utformad dokumentationsprocess skapas varje dokument på ett strukturerat och effektivt sätt så att ingenting faller mellan stolarna, görs på fel sätt eller i fel ordning. Dokumenten produceras effektivt och de ger ett enhetligt intryck. Du slipper störande och tidsödande omarbetningar, felaktiga dokumenttyper, bristfälligt granskade dokument felplacerade i lagringsstrukturen och inkorrekta revisioner. Utformningen av dokumentationsprocessen utgår givetvis från verksamhetens eller projektets behov. Dokumenttyper fastställs och mallar till dem skapas. Man går vidare med att definiera metadata för att klassificera dokument samt fastställer granskningsprocedurer, revisionshantering med mera.
Dokumentera rutiner:
Rutiner och instruktioner Rutiner och instruktioner I föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete från Arbetsmiljöverket finns krav på att det ska finnas rutiner och instruktioner och att de i vissa fall ska vara skriftliga. Genom att skriva ner dem är det mer sannolikt att de utförs på samma sätt varje gång. Rutiner Rutiner beskriver tillvägagångssätt. De ska beskriva vad som ska göras, i vilken ordning och av vilka. Genom att ha tydliga rutiner minskar man risken att missa något och kan också undvika olyckor. Rutin mall att fylla i Instruktioner En instruktion är i allmänhet mer detaljerad än en rutin, och beskriver hur något ska utföras. Instruktioner förtydligar ofta hur vissa uppgifter ska gå till, men de kan även handla om specifika frågor, exempelvis brandskydd eller första hjälpen. Instruktion mall att fylla i Skillnaden mellan rutin och instruktion Ett exempel på en rutin är att den som sist lämnar lokalen larmar på. Ett exempel på en instruktion är en anvisning om hur man larmar på, till exempel att man håller upp nyckelbrickan mot läsaren och trycker larmkoden.